Vnitřní předpis zaměstnavatele o poskytování cestovních náhrad  
JUDr. Věra Přenosilová, Zdroj: Verlag Dashöfer
Již za dva týdny začnete vyplácet cestovní náhrady podle nového zákoníku práce. Jste na tuto velkou změnu připraveni jak Vy, tak Vaši zaměstnanci? Nabízíme Vám vzor Vnitřního firemního předpisy o poskytování cestovních náhrad včetně komentáře.

VNITŘNÍ PŘEDPIS ZAMĚSTNAVATELE

O POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD

Zaměstnavatel ………….. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ),

zastoupený …………..

V souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce,   vydávám tento

vnitřní předpis

 o poskytování cestovních náhrad.

1. Při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách, při cestách mimo pravidelné pracoviště, při cestách v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přeložení, při přijetí zaměstnance do zaměstnání v pracovním poměru a při výkonu práce v zahraničí  se postupuje podle příslušných ustanovení zákoníku práce,  předpisů vydaných k jeho provedení  a tohoto vnitřního předpisu. 

2. Při tuzemských pracovních cestách přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den   pracovní  cesty  stravné ve výši

     A) – jde-li o zaměstnavatele v podnikatelské sféře

a) nejméně 58 Kč , trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b) nejméně 88 Kč,  trvá-li pracovní  cesta déle  než 12  hodin,    nejdéle  však 18 hodin,

c) nejméně 138 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Vyšší stravné než je částka stanovená zákoníkem práce nebo prováděcím právním předpisem k němu vydaným, může sjednat zaměstnavatel se zaměstnancem před vysláním na pracovní cestu, nebo ji může určit zaměstnavatel  před vysláním na pracovní cestu; k tomuto sjednání nebo určení výše stravného je za zaměstnavatele oprávněn …………………. (uvést kdo, např. vedoucí personálního útvaru), Vyšší stravné lze sjednat nebo určit v rozsahu překračujícím nejvýše o … % sazbu stravného stanovenou zákoníkem práce nebo prováděcím právním předpisem k němu vydaným, která je platná v době vyslání zaměstnance na pracovní cestu.

B) – jde-li o zaměstnavatele v rozpočtové sféře 

a) ….. Kč (uvést v rozmezí 58 až 69 Kč), trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b) ….. Kč (uvést rozmezí 88 až 106 Kč),  trvá-li pracovní  cesta déle  než 12  hodin,

          nejvýše však 18 hodin,

c) ……Kč (uvést rozmezí 138 až 165 Kč), trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

[zaměstnavatelem v rozpočtové sféře se rozumí stát (za který jedná příslušná organizační složka státu, například ministerstvo nebo jiný správní úřad), územní  samosprávný celek (obec, kraj), státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady na odměňování jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz  poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo  z úhrad podle zvláštních právních předpisů  nebo školská právnická osoba zřízená podle školského zákona],

3. Zaměstnanci, kterému je  během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které  zaměstnanec finančně nepřispívá, může zaměstnavatel  stravné krátit  za každé uvedené  jídlo až o hodnotu

a) 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b) 35 % stravného,  trvá-li pracovní  cesta déle  než 12  hodin,   nejdéle  však 18 hodin,

c) 25 % stravného,   trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Konkrétní míru krácení stravného v případech uvedených v předchozí větě  může sjednat zaměstnavatel se zaměstnancem před vysláním na pracovní cestu, nebo ji může určit zaměstnavatel  před   vysláním na pracovní cestu; k tomuto sjednání nebo určení míry krácení stravného je za zaměstnavatele oprávněn …………………. (uvést kdo, např. vedoucí personálního útvaru),

(Sjednání nebo určení míry krácení stravného v souvislosti s poskytnutým jídla během pracovní cesty platí shodně jak pro zaměstnavatele v podnikatelské i v rozpočtové  sféře).

4. Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci zahraniční stravné určené zaměstnavatelem z výše základní sazby zahraničního stravného stanovené prováděcím právním předpisem vydaným k zákoníku práce. Zaměstnavatel může s přihlédnutím k podmínkám zahraniční pracovní cesty a  způsobu stravování sjednat se zaměstnancem před vysláním na zahraniční pracovní cestu, nebo může určit   před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu nižší základní sazbu zahraničního stravného, a to tak, že sjednaná (určená) výše základní sazby bude činit nejméně 75 % (nejméně 50 % v případě členů posádek  plavidel vnitrozemské plavby)  základní sazby zahraničního stravného stanovené prováděcím právním předpisem vydaným k zákoníku práce; k tomuto sjednání nebo určení výše základní sazby zahraničního stravného je za zaměstnavatele oprávněn …………………. (uvést kdo, např.  vedoucí personálního útvaru),

(Snížení stravného při zahraničních pracovních cestách  lze provést pouze v případě zaměstnavatele  v podnikatelské sféře. V případě zaměstnavatele v rozpočtové sféře se určí zahraniční stravné z výše základní sazby stravného stanovené prováděcím právním předpisem vydaným k zákoníku práce).

5. Při  zahraniční pracovní cestě se zaměstnanci poskytuje zahraniční stravné  ve výši základní sazby určené podle bodu 4, a to 

a)   ve výši 100 % sazby, jestliže doba strávená  mimo území České republiky  trvá v kalendářním dni  déle než 12 hodin,

b)   ve výši 50 % sazby,  jestliže doba strávená  mimo území České republiky  trvá v kalendářním dni  déle než 6 hodin, nejvýše však 12 hodin,

c)   ve výši 25 % sazby,  jestliže doba strávená  mimo území České republiky  trvá v kalendářním dni  méně než 6 hodin, alespoň však 1 hodinu.

6. Při zahraniční pracovní cestě může být  zaměstnanci poskytnuto  kapesné  výši …. % (v případě zaměstnavatele v rozpočtové sféře maximálně 40 %) zahraničního stravného náležejícího zaměstnanci podle bodu 5;  o poskytnutí kapesného a jeho výši je oprávněn rozhodnout …………………. (uvést kdo, např.  vedoucí personálního útvaru).

7. Při vyslání zaměstnance na zahraniční pracovní cestu lze jako zálohu k úhradě cestovních výdajů dohodnout se zaměstnancem  poskytnutí platební karty zaměstnavatele. Zaměstnanec, kterému byla platební karta poskytnuta, ji vrátí nejpozději při vyúčtování pracovní cesty, pokud při jejím poskytnutí nebylo dohodnuto vrácení v dřívějším termínu, a při vyúčtování pracovní cesty předloží podepsané doklady o úhradě výdajů, které uskutečnil  prostřednictvím  platební karty zaměstnavatele.

8. Nad rámec úpravy v zákoníku práce zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům v souvislosti s pracovní cestou tyto náhrady:

–    uvést jiné náhrady, které zaměstnavatel poskytuje – například náhradu za ztrátu času za dobu strávenou na pracovní cestě mimo pracovní dobu a uvést výši této náhrady;

–    uvést výši náhrad upravených v zákoníku práce, v níž zaměstnavatel poskytuje příslušné náhrady nad výši stanovenou v zákoníku práce nebo prováděcích právních předpisů k němu vydaných (např. sazba základní náhrady za použití  vlastního motorového vozidla).

(Tuto úpravu lze provést pouze v případě zaměstnavatele v podnikatelské sféře.)

9. Náhrady příslušející podle zákoníku práce  poskytuje zaměstnavatel zaměstnancům v paušálních částkách v těchto případech a za těchto podmínek:…………………..(uvést, které náhrady jsou poskytovány v paušálních částkách, v jaké výši a za jakých podmínek, například paušální cestovné a stravné u zaměstnanců, kteří konají pravidelně pracovní cesty v určitém rozsahu do stejných míst, kdo provádí kalkulaci paušálních částek apod., a způsob  krácení  paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec  nevykonává práci).

10. Tento vnitřní předpis se vydává na dobu ………(nejméně jednoho roku)

11. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem …………………..

…………………………………………..

                                                                         razítko zaměstnance a podpis

                                                                           jeho oprávněného zástupce

Komentář:

Nový zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.) obsahuje také úpravu  náhrad výdajů poskytovaných v souvislosti s výkonem práce (část sedmá, § 151 až 190), z nichž nejpodstatnější jsou náhrady cestovních výdajů, řešené dosud  zákonem   č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, v platném znění. Podle nového  nového zákoníku práce se cestovními výdaji,  za které  poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při  pracovní cestě, cestě mimo pravidelné pracoviště, cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přeložení , přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, výkonu práce v zahraničí.  Nejčastěji přichází v úvahu poskytování náhrad při pracovních cestách, při nichž podle zákoníku práce  přísluší zaměstnanci  náhrada  jízdních výdajů, náhrada  výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů (stravné) náhrada  nutných vedlejších výdajů a  náhrada  jízdních výdajů  k návštěvě člena  rodiny.

Nový zákoník práce obsahuje úpravu cestovních náhrad ve dvojím, poněkud odlišném režimu, a to pro:

·     zaměstnance zaměstnavatele, který není státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. zaměstnavatel v podnikatelské sféře),

·     zaměstnance zaměstnavatele, který je státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (tzv. zaměstnavatel v rozpočtové sféře).

Odlišný režim spočívá v zásadě v tom, že

·     ve vztahu k zaměstnancům tzv. zaměstnavatele v podnikatelské sféře zákoník práce stanoví cestovní náhrady (a jejich minimální výši),  které je zaměstnavatel povinen poskytovat s tím, že zaměstnavatel  může zaměstnanci poskytovat  i další náhrady výdajů (přičemž za cestovní náhrady se považují pouze ty, které jsou poskytnuty v souladu se zákonnou  definicí cestovních výdajů), zatímco

·       ve vztahu k zaměstnavatelům tzv. zaměstnavatele v rozpočtové sféře   zákoník práce stanoví cestovní náhrady, které je zaměstnavatel povinen poskytovat, s tím, že zaměstnavatel poskytuje cestovní náhrady  ve výši a za podmínek stanovených  zákoníkem práce, a jiné nebo vyšší náhrady  nesmí zaměstnanci poskytovat.

V tomto smyslu jsou odlišně upraveny například  základní sazby stravného, kdy u zaměstnavatele v podnikatelské sféře je stanovena pouze minimální výše sazby (58 Kč,   88 Kč, resp. 138 Kč podle délky trvání pracovní cesty), a vyšší sazbu lze upravit v působnosti zaměstnavatele bez jakéhokoliv omezení, zatímco u zaměstnavatele v rozpočtové sféře je – stejně jako dosud – stanovena sazba v rozpětí (58 až 69 Kč,   88 až 106 Kč, resp. 138 až 165 Kč podle délky trvání pracovní cesty) a konkrétní sazbu lze upravit v působnosti zaměstnavatele pouze v rámci stanoveného rozpětí.

Shodně pro obě skupiny zaměstnavatelů pak platí úprava týkající se oprávnění zaměstnavatele krátit stravné, jestliže je zaměstnanci během pracovní cesty   poskytnuto bezplatně jídlo, které má charakter snídaně, oběda  nebo večeře.

Odlišný režim je také u zahraničního stravného, kdy zákoník práce  umožňuje, aby tzv. zaměstnavatel v podnikatelské sféře sjednal nebo určil před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu  stravného až o 25 % nižší (až o 50 % nižší  v případě členů posádek plavidel vnitrozemské plavby) než je sazba zahraničního stravného stanovená pro příslušný stát prováděcím právním předpisem k zákoníku práce. U zaměstnavatele v rozpočtové sféře tento postup uplatnit nelze.

Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel vedle stravného (které je nárokové) jako fakultativní náhradu poskytnout zaměstnanci také kapesné v cizí měně. U zaměstnavatele v podnikatelské sféře může být kapesné stanoveno v jakékoliv výši, u zaměstnavatele v rozpočtové sféře lze poskytnout kapesné  až do výše 40 % stravného, které přísluší podle § 170 odst. 3 a § 179 nového zákoníku práce.

Podle nového zákoníku práce  je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci  zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše  cestovních náhrad, pokud se nedohodne se zaměstnancem, že záloha nebude poskytnuta.  Stejně jako podle dosavadní úpravy, při zahraniční pracovní cestě  zaměstnavatel  může  po dohodě se zaměstnancem  poskytnout  zaměstnanci  zálohu v cizí měně  nebo její  část též  cestovním  šekem  nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Protože jde o formu zálohy na úhradu výdajů při zahraniční pracovní cestě, bude zaměstnanec povinen platební kartu zaměstnavateli vrátit nejpozději do 10 pracovních dnů po skončení zahraniční cesty (§ 183 odst. 3  nového zákoníku práce), pokud při jejím poskytnutí nebylo dohodnuto vrácení v dřívějším termínu (například v nejbližším pracovním dnu po návratu ze zahraniční pracovní cesty).  Je potřebné, aby při vyúčtování zahraniční pracovní cesty zaměstnanec předložil jím podepsané doklady o úhradách cestovních výdajů (například výdajů za ubytování), které provedl prostřednictvím zapůjčené platební karty zaměstnavatele.     

Nový zákoník práce zachovává dosavadní možnost náhrady  paušalizovat. Poskytování paušálních náhrad umožňuje zjednodušení postupu při poskytování náhrad zejména v případech, kdy zaměstnanci konají například pracovní cesty v určitém pravidelném rozsahu a do stejných míst či v určitém územním obvodu,  kdy může být účelné poskytovat jim například stravné a jízdní výdaje v určité paušální částce, vyjadřující průměrnou částku těchto náhrad za určité období (denní, měsíční). Zákoník práce  v této souvislosti stanoví, že při  výpočtu paušální  částky  se vychází  z  průměrných  podmínek rozhodných pro poskytování  náhrad  skupině zaměstnanců, nebo  zaměstnanci z výše cestovních náhrad a z očekávaných  průměrných výdajů tohoto zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců. Při stanovení paušálních částek cestovních náhrad se současně určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci. Ačkoliv to zákoník práce výslovně nestanoví, je zřejmé, že  pokud  se  změní  podmínky,  za  nichž byla paušální částka stanovena, je třeba  tuto částku přezkoumat a upravit. Každá paušalizace náhrad by měla být doložena kalkulací, za jakých podmínek byla paušální částka stanovena.

K daňovým důsledků poskytování cestovních náhrad z hlediska zaměstnance viz § 6 odst. 7 písm. a) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění zákona č. 264/2006 Sb.,  podle kterého za příjmy  ze závislé činnosti se  nepovažují a předmětem  daně  nejsou  náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem (odkaz na část sedmou hlavu třetí zákoníku práce) pro zaměstnance zaměstnavatele, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona (dále jen „do výše stanovené zvláštním předpisem“), jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách; jiné a vyšší náhrady, než stanoví tento zvláštní právní předpis, jsou zdanitelným příjmem podle odstavce 1.

K daňovým důsledků poskytování cestovních náhrad z hlediska zaměstnavatele viz – § 24 odst. 2 písm. zh) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění zákona č. 264/2006 Sb., podle kterého výdaji (náklady) vynaloženými na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů, které se pro zjištění základu daně odečtou, jsou také náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním právním předpisem (část sedmá hlava třetí nového zákoníku práce).

Právní úprava:

–      zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce;

–      zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů.