Faktura jako účetní a daňový doklad
02/12/07
Pojem „faktura“ není v daňových ani v účetních předpisech definován!
26.9.2007, Ing. Zdeněk Morávek, daňový poradce, Chomutov
Pojem „faktura" není v daňových ani v účetních předpisech definován!
Pojem „faktura" není v daňových ani v účetních předpisech definován!
- Faktura jako účetní a daňový doklad
Na úvod je potřeba poznamenat, že pojem faktura není v daňových ani účetních předpisech nijak definován ani vymezen. To znamená, že faktura je tzv. obchodní zvyklost nebo-li úzus ve smyslu § 264 obchodního zákoníku (zákon č. 513/1991 Sb., v platném znění) a její konkrétní náležitosti a obsah nejsou stanoveny.
Nicméně faktura je v praxi jeden z nejčastěji se vyskytujících účetních dokladů, jehož náležitosti jsou obsaženy v § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění (dále jen „ZoÚ"). Každá faktura jako účetní doklad tedy musí obsahovat :
- označení účetního dokladu, tedy přímo slovo „faktura",
- obsah účetního případu a jeho účastníky, tzn. přesné označení dodavatele a odběratele, nejlépe včetně jejich identifikačního čísla, případně i DIČ, a dále vymezení toho, proč byla faktura vystavena. Např. tedy text „Fakturujeme Vám poskytnutí služeb dle smlouvy o dílo ze dne …",
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství. Vtomto případě záleží na konstrukci ceny, nicméně celková fakturovaná částka musí být zcela zřejmá,
- okamžik vyhotovení účetního dokladu, tedy konkrétní datum (označení dne), kdy byla faktura vyhotovena. Jak vyplývá z § 11 odst. 2 ZoÚ , účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují. Otázkou je, co znamená „bez zbytečného odkladu", nicméně dodatečné vystavování účetních dokladů účetní předpisy obecně nepřipouštějí,
- Využijete opravdu všechno, co si přečtete v novém zákoníku práce či v novelizovaných daňových zákonech? Nekupujete si náhodou s těmito brožurami mnoho zbytečných informací?
- okamžik uskutečnění účetního případu, pokud není shodný s okamžikem vyhotovení dokladu. Opět se tedy bude jednat o označení konkrétního dne, kdy byl účetní případ uskutečněn, tedy dodáno zboží, poskytnuta služba, pronajata nemovitost atd.,
- podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ, což znamená potvrzení věcné správnosti účetního dokladu. To znamená, že odpovědná osoba potvrdí, že co je fakturováno, odpovídá skutečnosti,
- podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu, což znamená potvrzení formální správnosti. Znamená to, že odpovědná osoba potvrdí, že účetní doklad má všechny předepsané náležitosti a byl zaznamenán do účetních knih.
Příslušné osoby, jejichž podpisové záznamy jsou vyžadovány, vyplývají zpravidla z organizační struktury příslušné účetní jednotky. V případě podnikatele bude osobou odpovědnou za účetní případ zpravidla samotný podnikatel, osobou za zaúčtování pak např. jeho účetní. V případě např. s. r. o. se pak může jednat o jednatele a hlavní účetní, případně ekonoma atd. Vždy záleží na konkrétních podmínkách účetní jednotky.
- TIP
Jak vyplývá z § 33a odst. 9 ZoÚ, účetní jednotka musí pro tuto oblast sestavit vnitřní předpis, ve kterém stanoví oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny.
Podpisový záznam je vymezen v § 33a odst. 4 ZoÚ a rozumí se jím účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu (zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, v platném znění) anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě. Standardní a nejčastější i v současné době je, že účetní doklad se vlastnoručně podepíše, což ovšem předpokládá „papírovou" formu dokladů. Nemusí to tak ale být vždy, doklady mohou být i v elektronické podobě, a potom je možno využít elektronický podpis.
Otázkou je, co znamená obdobný průkazný účetní záznam v technické formě. Domnívám se, že to může být např. podpis nebo podpisová značka v podobě razítka apod. Důležité je, aby tento postup a tato forma byla vymezena v příslušném vnitřním předpisu, potom by nic nemělo bránit tomu, aby bylo takto postupováno. ZoÚ nic bližšího k této možnosti nestanoví.
Je ale nutné zdůraznit, že připojování podpisových záznamů se vždy týká té účetní jednotky, která o daném účetním dokladu účtuje. To znamená, že dodavatel, který fakturu vystaví a účtuje o ní jako o vystavené faktuře, musí připojit pro své zaúčtování odpovídající podpisové záznamy, které jsou ale nepodstatné pro odběratele, který o stejné faktuře účtuje jako o došlé. Ten zase musí připojit své podpisové záznamy. Z toho vyplývá, že je zcela v pořádku, pokud bude faktura zaslána např. e-mailem, samozřejmě bez podpisu a bez razítka dodavatele, odběratel tuto fakturu vytiskne, připojí k ní své podpisové záznamy, a případně další náležitosti, a takto fakturu zaúčtuje.
Domnívám se, že nic nabrání ani tomu, aby byla faktura zaslána třeba i faxem bez požadování zaslání originálu poštou, protože to není v rozporu s podobou účetního dokladu (samozřejmě za předpokladu, že faktura bude mít všechny předepsané náležitosti), ale je pravdou, v praxi toto účetní pracovníci neradi slyší a tento postup se jim příliš nelíbí.
- Příklad
Přepravní firma doveze podnikateli zboží, spolu se zbožím předá doklad nazvaný Faktura – dodací list, doklad bude obsahovat náležitosti účetního dokladu (kromě podpisových záznamů). Na originál si přepravní firma nechá potvrdit převzetí zboží a průpisnou kopii předá podnikateli. Jiný doklad podnikatel již neobdrží.
Pokud bude tento doklad opatřen odpovídajícími podpisovými záznamy, jedná se o účetní doklad a nic nebrání tomu, aby bylo na základě této faktury účtováno. Nikde není předepsáno, že se musí jednat o originál dokladu, nebo že musí být na faktuře podpis a razítko dodavatele.
Zařazeno v Aktuality, daně a účetnictví, Poradenství
