Mzdový list, jeho náležitosti a vyplňování  
, Ing. Růžena Klímová, Zdroj: Verlag Dashöfer
Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému zaměstnanci založen mzdový list.

 Znamená to, že i pro zaměstnance na dohodu o provedení práce, která může být uzavřena jen ústně, musí být založen mzdový list. Povinné náležitosti mzdového listu stanoví v § 38j zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Další náležitosti mzdového listu nejsou povinné, ale jejich účelnost lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění (zákon č. 582/1991Sb., a zákon č. 589/1992 Sb., v platném znění), zdravotní pojištění (zákon č. 592/1992 Sb. a č. 48/1997 Sb., v platném znění), nemocenské pojištění (zákon č. 54/1956 Sb. a č.  32/1957 Sb., v platném znění) a výpočet průměrného výdělku pro pracovněprávní účely (§ 17 zákona č. 1/1992 Sb., v platném znění).

Mzdový list musí  obsahovat:

a) poplatníkovo jméno a příjmení, včetně všech dřívějších příjmení;

b) rodné číslo, u daňového nerezidenta –  datum narození, číslo pasu nebo jiného dokladu prokazujícího jeho totožnost, kód státu, jehož je rezidentem a bylo-li mu tímto státem přiděleno, i daňové identifikační číslo a rodné číslo (kódy  států se pro tyto účely zjistí podle nařízení komise (ES) č. 2081/2003. Jsou zaměstnavatelům k dispozici na adrese : www.mfcz,daňová zpráva, daně, daně z příjmů, seznam kódů států.);

c) bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem;

d) jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje nárok pro snížení daně, slevu na dani podle § 35 ba) zákona č. 586/1992 Sb.  a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně podle § 15 zákona. , částek slevy na dani podle  § 35 ba) zákona a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání;

e) za každý kalendářní měsíc:

1.         úhrn zúčtovaných mezd  a příjmů bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích (sem patří i 1% vstupní ceny motorového vozidla a dále například nadlimitní částky stravného  poskytnutého  zaměstnanci při služebních cestách );

2. částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd a příjmů  uvedeného v bodě 1  (jestliže existuje o těchto příjmech samostatná evidence podle jednotlivých  zaměstnanců, např. jde o zákonem povolenou výši úhrady závodního stravování, poskytnutí rekreace z FKSP apod.., není nutné tyto údaje vést na mzdových listech);

3. pojistné  (jde o pojistné na sociální  zabezpečení včetně příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a všeobecné zdravotní pojištění);

4. základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby;

5. zálohu na daň nebo daň podle zvláštní sazby daně (15 % do 5 000 Kč, popř. 25 % z odměn členů statutárních orgánů – nerezidentů);

6. měsíční slevu na dani a zálohu sníženou o případnou měsíční slevu na dani  podle § 35 ba) zákona;

7. výši měsíčního daňového zvýhodnění, měsíční slevy na dani, měsíčního daňový bonus a zálohy sníženou o případnou měsíční slevu na dani podle § 35 ba)  a § 35c) zákona;

8. skutečně sraženou zálohu. 

f) součet všech  údajů za zdaňovací období uvedených pod písmenem e) a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů. Zaměstnavatel má povinnost na mzdovém listě uvádět jméno, příjmení a rodné číslo dítěte, na které poplatník uplatňuje daňové zvýhodnění, a dále výši daňového zvýhodnění, jež náleží na takové dítě a rovněž  podmínky pro přiznání daňového zvýhodnění a dále za každý kalendářní měsíc výši měsíčního daňového zvýhodnění, měsíční slevy na dani, měsíčního daňového  bonusu, výši zálohy po slevě včetně součtu všech těchto údajů za celé zdaňovací období.

U zaměstnance, který v rámci ročního zúčtování za rok 2006 uplatní slevu na dani na manželku/a, se na mzdový list uvede jméno, příjmení a rodné číslo manželky/a.

g) pro výpočet dávek nemocenského pojištění je nutné vést počet dnů, po které náležel příjem nebo náhrada příjmu. Pro zjištění čerpání podpůrčí doby je nutné vést počet dnů, po které byly poskytovány nemocenské dávky a dávky při ošetřování člena rodiny (dávky při ošetřování člena rodiny nevstupují do podpůrčí doby). Tato evidence může být vedena samostatně, např. jako příloha k mzdovému listu.

h) pro odvod pojistného na sociální zabezpečení je vhodné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je pojistné odvedeno;

ch) pro odvod pojistného na zdravotní pojištění je vhodné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je zdravotní pojištění odvedeno;

i) pro výpočet průměrného výdělku je nutné vést samostatně mzdové složky mezd včetně práce přesčas a náhrady mzdy (též i pohotovost), které nevstupují do výpočtu průměrného výdělku. Z hlediska výplaty odměn splatných za delší období než kalendářní čtvrtletí je nutné evidovat započitatelnost poměrné části těchto odměn pro výpočet průměrného výdělku v dalších obdobích.

Mzdový list s předepsanými náležitostmi musí organizace vést ve všech případech příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků, tzn. i při příjmech za práci společníků a jednatelů společností s ručením omezeným a komanditistů komanditních společností apod.

Je-li mzdová agenda zpracována na počítači, je možné  vést v průběhu roku údaje uvedené pod písmeny a) až d)  odděleně od ostatních údajů. Musí však být zajištěna jednoznačná návaznost podle jména, příjmení a osobních čísel  zaměstnanců.

         Mzdový list musí organizace archivovat nejméně po dobu 30 let následujících po roce, v němž byly učiněny poslední účetní záznamy ve mzdovém listě (zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, § 35a odst. 4).

A na závěr jedna otázka:

Musí být na mzdovém listě  uvedeny příjmy, které jsou  od daně osvobozené?

a) ano, pokud není o těchto příjmech vedena samostatná evidence podle jednotlivých zaměstnanců;

b) ne, pokud je o těchto příjmech vedena samostatná evidence podle jednotlivých zaměstnanců

c) ano

d) ne

Odpověď na tuto otázku naleznete zde.