Archivace účetních dokladů  
21.4.2006, Ing. Stanislav Havelka
Jak dlouho se musí archivovat účetní doklady?

Dotaz:
Organizace vznikla v roce 1991, ještě u ní finanční úřad neproved kontrolu. Jak dlouho se musí archivovat účetní doklady?

Odpověď:

Lhůty pro úschovu účetních záznamů jsou obecně stanoveny v § 31 odst. 2 zákona č.563/1991 Sb., o účetnictví (ZoÚ), popř. v dalších ustanoveních § 32 zákona, kde se uvádí:

„Účetní záznamy (viz § 4 odst.10 ZoÚ) se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak,

a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh (aplikace směrné účtové osnovy v podmínkách dané účetní jednotky podle přílohy č. 3 k vyhlášce č.5 04/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání…), přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

c)  účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví (viz § 33 odst. 2 ZoÚ), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.“

§ 31 odst. 3, popř. odst. 4 pak stanoví povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů pro účetní jednotky ve zvláštních případech (likvidace, konkurz, převzetí právním nástupcem, úmrtí).

Pokud u další dokumentace nejsou ZoÚ stanoveny lhůty pro úschovu účetních záznamů, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy; do 31. 12. 2004 to byl zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví ve znění pozdějších předpisů, od 1. 1. 2005 platí nová právní úprava archivnictví a spisové služby vyhlášená zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.

Rovněž k 1. 1. 2005 nabyly účinnosti i dvě prováděcí vyhlášky k tomuto zákonu, a to:

• vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,
• vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Vzhledem k nové právní úpravě na tomto úseku je proto třeba upravit dosavadní vnitřní předpisy účetní jednotky, aby bylo dosaženo souladu jak s novým zákonem, tak s oběma prováděcími vyhláškami.

Ke skartaci dokumentů je nutný souhlas příslušného státního oblastního archivu, o který je nutno požádat podáním skartačního návrhu. Skartační návrh je soupisem dokumentů, u nichž prošla skartační lhůta a nejsou již potřebné pro provoz účetní jednotky. Seznamy se zpracovávají zvlášť pro dokumenty se skartačním znakem "A" a zvlášť pro dokumenty se skartačním znakem "V". Skartační znak je důležitý údaj, který vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s tímto dokumentem naloží ve skartačním řízení. Skartační znak a údaj o skartační době patří mezi povinné náležitosti označení každého dokumentu předávaného k uložení ve spisovně. O jejich stanovení rozhoduje držitel dokumentu, který přitom vychází z ustanovení obecně platných právních předpisů týkajících se příslušného druhu dokumentů.

Podle informační závažnosti a dokumentární  hodnoty se dokumenty rozlišují do dvou kategorií:

1.      dokumenty s trvalou dokumentární či informační hodnotou,

2.      dokumenty s časově omezenou dokumentární a informační hodnotou.

Pro rozlišení dokumentů podle dokumentární či informační hodnoty se používají tři skartační znaky:

A (archiv) – pod tímto znakem se označují dokumenty s trvalou dokumentární či informační hodnotou a ve skartačním řízení budou vybrány jako archiválie k trvalému uložení do archivu.

S (stoupa) – platí pro dokumenty, jejichž další úschova po ukončení jejich funkční využitelnosti není nutná ani účelná a po uplynutí skartační lhůty se zničí.

V (výběr) – pro dokumenty, u kterých se konečné rozhodnutí o zničení nebo trvalém uložení učiní až při vlastním skartačním řízení.

Co potřebujete: PC, CD-ROM mechaniku, šikovného pracovníka

Pracovní postup: nainstalovat CD-ROM, vybrat pouze to, co potřebuji, upravit pro mou vlastní potřebu, vytisknout či archivovat

Obtížnost: minimální

Výsledek: vnitropodnikové směrnice