Při skončení pracovního poměru nebo dohody o pracovní činnosti je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání. Je-li zaměstnavatelem fyzická osoba, která zemřela, platí podle § 342 ZP, že (s výjimkou případů pokračování v živnosti) potvrzení o zaměstnání vystaví zaměstnanci, jehož pracovněprávní vztah zanikl, úřad práce příslušný podle místa činnosti zaměstnavatele. Potvrzení se v tomto případě vydává i v případě dohody o provedení práce, a to na základě dokladů předložených tímto zaměstnancem. S ohledem na směrnici 96/46/ES, o ochraně jednotlivců ve vztahu ke zpracování osobních dat a o volném pohybu těchto dat, zaměstnavatel nesmí vydávat potvrzení o zaměstnání nikomu jinému než zaměstnanci. Povinnost vydávat potvrzení o zaměstnání se nevztahuje na dohody o provedení práce.

Důležitost potvrzení o zaměstnávání

Potvrzení o zaměstnání představuje pro samotného zaměstnance významný dokument, který prokazuje existenci jeho minulých pracovních poměrů. Pokud má zaměstnanec alespoň kopie všech potvrzení o zaměstnání, popřípadě posudky (čili osobní personální archiv), má všechny nezbytné podklady, které mohou připadat v úvahu při prokazování jeho praxe či pracovní kariéry. Kromě potvrzení o zaměstnání může budoucí zaměstnavatel vyžadovat na zájemci o pracovní místo i předložení pracovního posudku či posudků, doklad o ukončeném vzdělání, popřípadě výpis z trestního rejstříku.

Omezení při získávání informací

Zaměstnavatel je při získávání informací omezen § 30 odst. 2 ZP a zákonem o ochraně osobních údajů. Může tudíž od zaměstnance získávat pouze ty informace, které nezbytně potřebuje na základě právních předpisů pro vznik zaměstnaneckého vztahu. Pokud zaměstnanec poskytuje zaměstnavateli informace osobní povahy, je nezbytné, aby zaměstnavatel zajistil jejich ochranu. Centrální celostátní evidence obdobných údajů u všech zaměstnanců není možná. I kdyby totiž existovala centrální evidence pracovních poměrů, nelze vyloučit možné chyby v tomto ústředním registru. Naopak, zákon o ochraně osobních údajů od zaměstnavatelů vyžaduje důslednou skartaci všech osobních údajů bývalých zaměstnanců, kromě zákonem stanovených výjimek. Tím má být zabráněno možnému pozdějšímu zneužití těchto informací. Problematiku podnikových archivů upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Podle zákona o ochraně osobních údajů může zaměstnavatel ve vztahu ke svým zaměstnancům shromažďovat osobní údaje pouze ke stanovenému účelu a v nezbytném rozsahu. Tento účel je vymezen právními předpisy, a to především zákoníkem práce, v němž jsou vymezena práva a povinnosti vyplývající z pracovního vztahu, a dalšími právními předpisy souvisejícími se zaměstnáváním fyzických osob (např. daňovými, o veřejném zdravotním pojištění apod.).

Při skončení pracovního poměru je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání a uvést v něm údaje, které jsou stanoveny v § 313 ZP. Zaměstnanci se vydávají z osobního spisu písemnosti, které může využít například v dalším zaměstnání (životopis, doklad o vzdělání, předchozí pracovní posudek). Po skončení pracovního poměru zaměstnance a odpadnutí důvodů pro archivaci osobních údajů je zaměstnavatel povinen tyto údaje zlikvidovat.

Archivační doby

Mzdové listy, daňové doklady a další dokumentace vyplývající ze zvláštních právních předpisů, pokud splňují požadavky stanovené zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, se uschovávají podle § 31 zákona o účetnictví po dobu 10, popřípadě 5 let. Účetní závěrka a výroční zpráva se uschovává po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, a účetní záznamy (např. pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění) po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Po uplynutí zákonem stanovené doby však povinnost k uchování účetních údajů zaměstnavateli končí, i když mnozí zaměstnanci tyto údaje nezbytně potřebují právě až po této době. Zaměstnavatel je ovšem povinen podle ustanovení § 39 odst. 2 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, předložit Evidenční list důchodového pojištění do 8 dnů po konečném vyúčtování výdělků jednak při výstupu občana ze zaměstnání, jednak při zrušení zaměstnavatele nebo jeho útvaru. Evidenční list se předkládá České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím okresní správy sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu se nachází útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd.

Vydání potvrzení

Vydání potvrzení o zaměstnání zaměstnanci nemůže zaměstnavatel vázat na jiné skutečnosti, než je skutečnost vlastního skončení pracovního poměru. Nelze například vázat vydání potvrzení o zaměstnání na včasné odevzdání pracovních pomůcek, předání pracovní funkce či uhrazení náhrady škody. Zaměstnavatel je povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání při skončení pracovního poměru, tedy v poslední den jeho trvání.

Nevydání potvrzení

Zaměstnanec se může domáhat splnění této povinnosti zaměstnavatele žalobou u soudu. Lhůta k podání této žaloby není stanovena. Zaměstnanec může požadovat vydání potvrzení o zaměstnání i u právního nástupce zaměstnavatele, na kterého přešla práva a povinnosti vyplývající z pracovněprávních vztahů podle § 338 až 342 ZP, pokud bude schopen prokázat, že u jeho předchůdce byl zaměstnán. Pokud by se například stalo, že by byl zaměstnanec v důsledku nevydání potvrzení o zaměstnání odmítnut v dalším zaměstnání, odpovídá mu za škodu tím způsobenou zaměstnavatel, který byl povinen potvrzení vydat.

Údaje v potvrzení o zaměstnání

V potvrzení o zaměstnání je nyní nezbytné uvést:

Dále pak se v potvrzení o zaměstnání uvádějí údaje o výši průměrného výdělku a o dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti podle § 39 až 57 zákona o zaměstnanosti. Tyto údaje je zaměstnavatel povinen uvést na žádost zaměstnance v odděleném potvrzení.

Zákoník práce v zásadě převzal dřívější ustanovení § 3 zrušeného nařízení vlády č. 108/1994 Sb., kterým se prováděl zákoník práce č. 65/1965 Sb., a některé další zákony.

Změny k 1. 1. 2008

Zákoník práce ukládá zaměstnavatelům uvést v potvrzení o zaměstnání i skutečnost, zda byl pracovněprávní vztah zaměstnavatelem skončen z důvodu porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci zvlášť hrubým způsobem. Tato skutečnost má vazbu na zákon o zaměstnanosti, respektive na poskytování podpory v nezaměstnanosti. Z textu § 313 (zejména předvětí odst. 1) zákoníku práce však nelze dovodit, že by zaměstnavatel nesměl v potvrzení o zaměstnání uvést i jiný důvod skončení pracovního poměru, protože v potvrzení o zaměstnání uvádí „údaje o zaměstnání", čili údaje, které se vztahují k pracovnímu poměru nebo dohodě o pracovní činnosti a době jeho trvání.

Potvrzení o zaměstnání je zaměstnavatel povinen zaměstnanci předat při skončení pracovního poměru. Zákoník práce blíže neurčuje přesný okamžik předání potvrzení, ani povinnost zaměstnavatele zasílat potvrzení na vlastní náklady a nebezpečí zaměstnanci. Zaměstnanec je tudíž povinen vyvinout nezbytnou součinnost při jeho předání a převzetí.

Zaměstnavatel odmítl předat zaměstnanci při skončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání s odůvodněním, že se nevypořádal s firemním skladem sportovních potřeb a neodevzdal personálnímu oddělení potvrzení o vrácení stanu. Zaměstnavatel tímto postupem jednoznačně porušil zákon.

Sborník III, str. 160

Ochrany podle ustanovení zákoníku práce (§ 314 nového ZP) se může domáhat zaměstnanec, který uzavřel se zaměstnancem platný pracovní poměr, ne však někdo jiný (například dědic zaměstnance).

Sborník III, str. 190

Ustanovení zákoníku práce (§ 314 nového ZP) nevylučuje aplikaci ustanovení § 11 občanského zákoníku (ustanovení na ochranu osobnosti).

Sborník IV, str. 953

Jestliže zaměstnanec nebyl v důsledku nepravdivého posudku o pracovní činnosti (potvrzení o zaměstnání) přijat do zaměstnání, odpovídá mu podle zákoníku práce (§ 265 odst. 2 nového ZP) za škodu tím způsobenou zaměstnavatel, který posudek vydal.